Valget af inkassopartner handler om mere end at sende et krav videre. Du skal kunne gennemskue regningen, vide, hvem der taler med kunden, og følge sagen uden selv at skulle rykke for oplysninger. Overvejer du Dansk Inkasso, bør du både kontrollere virksomhedens autorisation og bede om konkrete svar på vilkårene for samarbejdet. Det er to forskellige opgaver. En autorisation siger ikke i sig selv noget om prisniveau, svartider eller kvaliteten af den løbende opfølgning.

Kontrollér inkassopartnerens autorisation særskilt

Start på politiets hjemmeside, og brug søgefunktionen til at finde listen over autoriserede inkassovirksomheder. Søg eksempelvis på autoriserede inkassovirksomheder. Når du har fundet listen, søger du efter Dansk Inkasso. Sammenhold oplysningerne med det juridiske virksomhedsnavn og CVR-nummer, der fremgår af tilbuddet eller aftalen. Dansk Inkasso på politiets liste skal være den samme juridiske enhed, som du indgår aftalen med. Et navn i en mailunderskrift er ikke nok til at fastslå, hvilken juridisk enhed du indgår aftale med.

Finder du ikke navnet, så bed virksomheden oplyse, hvilken juridisk enhed der skal behandle dine sager. Brug oplysningerne til en ny kontrol, og kontakt politiet, hvis du er i tvivl om registreringen. Et lignende navn er ikke tilstrækkelig dokumentation.

Notér datoen for kontrollen, og gem oplysningerne sammen med aftalegrundlaget. Hold derefter autorisationen adskilt fra vurderingen af selve tilbuddet. Den dokumenterer ikke, at prismodellen passer til din virksomhed, eller at du får den kontaktform og rapportering, du forventer. Det skal du undersøge gennem tilbuddet, aftalevilkårene og svarene på dine spørgsmål.

Få inkassopartnerens priser oversat til konkrete sager

En prisliste bliver først brugbar, når du kan se, hvad priserne betyder for dine egne fordringer. Bed om beregninger på nogle få tænkte sager med forskellige udfald. Brug eksempelvis et hovedkrav på 8.000 kr., som enten betales straks, afvikles i rater eller ikke bliver betalt. Beløbet er blot et regneeksempel, men forskellen mellem udfaldene kan vise, hvilke dele af aftalen der får betydning for dine udgifter.

Bed Dansk Inkasso om at skelne mellem det, din virksomhed betaler, og de renter og omkostninger, som eventuelt kan kræves hos skyldneren efter gældende regler. Få også oplyst, hvad der sker med din regning, hvis skyldneren ikke betaler disse beløb. En forventning om betaling fra kunden er ikke en garanti for, at du selv slipper for udgifter.

• Hvilke oprettelsesgebyrer, abonnementer og minimumsbetalinger gælder?
• Hvordan beregnes provision ved hel eller delvis betaling?
• Hvad koster tilbagetrækning, behandling af indsigelser og eventuelle retslige skridt?
• Er beløbene med eller uden moms, hvor moms er relevant?

Bed om at få svarene med i det skriftlige tilbud, så du kan sammenholde beregningerne med aftalevilkårene. Hvis et eksempel bygger på særlige forudsætninger, skal de også fremgå.

Aftal rammerne for kontakten med kunden

Du overlader en del af kundekontakten til en anden virksomhed, men kunden forbinder stadig forløbet med dig. Derfor bør samtalen om kommunikation være mere konkret end et løfte om en ordentlig tone. Bed om at se et anonymiseret eksempel på et brev, og få beskrevet, hvordan telefoniske henvendelser håndteres. Afklar også, hvordan medarbejderen reagerer, hvis kunden siger, at fakturaen er forkert.

Forestil dig en mindre leverandør, hvis faste erhvervskunde har overset en faktura under et bogholderskifte. Kravet kan være korrekt, samtidig med at leverandøren ønsker at fortsætte samarbejdet. I den situation skal inkassopartneren kende rammerne for at drøfte betaling og vide, hvornår leverandøren skal inddrages.

Aftal, hvem der må acceptere en afdragsordning, et forlig eller en ændret betalingsfrist. Sæt eventuelt beløbsgrænser og krav om skriftlig godkendelse. Spørg desuden, om du får besked om væsentlige samtaler, og hvordan aftaler dokumenteres. Du skal kunne følge, hvad der er blevet sagt og aftalt. Antallet af henvendelser til kunden fortæller ikke i sig selv, hvordan kontakten er håndteret.

Definér opfølgning som hændelser og frister

Løbende opfølgning kan betyde meget forskelligt. Nogle forventer en besked efter hvert skridt, mens andre kun ønsker besked, når der skal træffes en beslutning. Beskriv derfor, hvilke hændelser der skal udløse en orientering. Det kan være modtaget betaling, en brudt afdragsaftale, en indsigelse, manglende kontakt eller et forslag om at afslutte sagen. Så kan du senere kontrollere, om opfølgningen svarer til det aftalte.

Bed om et eksempel på en statusvisning eller rapport. Kan du se seneste handling, næste planlagte skridt og de beløb, der er modtaget? En status som under behandling fortæller ikke, om der afventes en betalingsfrist, et svar fra dig eller en handling hos inkassopartneren. Spørg også, hvor hurtigt nye oplysninger normalt bliver registreret.

Aftal en kontaktvej til spørgsmål og en forventet svartid på almindelige henvendelser. Skeln mellem svartid og løsningstid. Et hurtigt svar er ikke nødvendigvis en afklaring. Hvis sagen står stille, skal du kunne få forklaret hvorfor, hvad der afventes, og hvornår nogen tager stilling til næste skridt. Få arbejdsgangen beskrevet, inden samarbejdet begynder.

Afklar håndteringen af indsigelser og ekstra arbejde

En sag ændrer karakter, når kunden bestrider leverancen, beløbet eller selve betalingspligten. Spørg derfor på forhånd, hvordan en indsigelse bliver registreret og forelagt dig. Bed inkassopartneren beskrive, hvordan du får besked om manglende oplysninger og forslag til næste skridt. En indsigelse bør ikke blot ende i en generel status om manglende betaling.

Afklar samtidig arbejdsdelingen. Hvem samler ordrebekræftelse, faktura, leveringsdokumentation og korrespondance? Hvem vurderer materialet, og koster vurderingen ekstra? Hvis der bliver behov for juridisk bistand eller retslige skridt, skal det fremgå, hvem der udfører arbejdet, og hvordan du godkender udgiften. Bed om et skriftligt prisoverslag, før du accepterer yderligere omkostninger.

Spørg også, hvad der sker, hvis dokumentationen viser en fejl i dit eget krav. Der bør være en klar procedure for at korrigere beløbet, orientere kunden og håndtere allerede beregnede omkostninger. Den slags detaljer er nemmere at aftale fra begyndelsen end midt i en uenighed, hvor både tid og penge allerede er bundet i sagen.

Læs vilkårene for afregning og afslutning

Selve inddrivelsen er kun en del af samarbejdet. Pengene skal også afregnes korrekt, og du skal kunne afslutte sagen i bogføringen. Spørg, hvor ofte indbetalinger videreafregnes, hvilke fradrag der foretages, og hvordan afregningsbilaget fordeler hovedstol, renter og omkostninger. Bed om et eksempel, som din bogholder kan vurdere, før du underskriver aftalen.

Afklar især situationen, hvor kunden betaler direkte til dig efter overdragelsen. Hvordan indberetter du betalingen, hvor hurtigt skal det ske, og udløser den provision eller andre aftalte beløb? Det samme gælder kreditnotaer og delbetalinger. Oplysningerne skal nå frem, så kunden ikke bliver mødt med et krav, der ikke længere stemmer.

Læs bestemmelserne om opsigelse, tilbagetrækning og udlevering af sagsmateriale. Få præciseret, hvad du modtager, hvis samarbejdet ophører, og om der fortsat beregnes betaling på igangværende afdragsordninger. Bed også om reglerne for opbevaring og sletning af dokumenter samt muligheden for at hente en samlet sagsoversigt til dit eget arkiv.